Project Scope Management

Project Scope Management

Scope mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat didalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya.


Delivarable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras, dokumen perencanaan, atau rapat.


Project Scope Management mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang tidak termasuk kedalam proyek.


Proses Projeck Scope Management

• Scope planning : menentukan bagai mana ruang lingkup akan ditentukan, diperifikasi, dan dikendalikan.
• Scope definition: menelaah project charter dan pernyataan ruang lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan yang dikembangkan dan perubahan permintaan tersebut disetujui.
• Membuat WBS:mengelompokkan penyampaian proyek besar menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani.
• Scope verivikasi : penerimaan mempormalkan ruang lingkup proyek.
• Scope Control : Pengendalian perubahan ruang lingkup proyek.

Inisialisasi Proyek : Rencana strategis dan pemilihan proyek
Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka panjang, memprediksi tren masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan baru.

• Organisasi sering melakukan analisis SWOT.
• Identifikasi proyek potensial.
• Gunakan metode realistis untuk memilih proyek yang sedang dikerjakan.
• Merumuskan inialisasi proyek dengan mengeluarkan project charter.

Mengapa perusahaan investasi pada IT

• Hal ini sering sulit untuk memberikan justifikasi yang kuat untuk berbagai proyek IT. Tetapi semua orang setuju mereka memiliki nilai tinggi
• Lebih baik menghitung mas karat dari pada menghitung sen dengan tepat.
• Kriteria yang penting untuk proyek yaitu : ada kebutuhan untuk proyek tersebut seperti dana yang tersedia cukup dan dana yang kuat akan membuat proyek tersebut berhasil.

Identifikasi proyek potensial

• Banyak organisasi mengikuti proses perencanaan untuk memilih proyek IT.
• Sangat penting untuk menyelaraskan proyek IT dengan strategi bisnis.
• Penelitian menunjukan bahwa mendukung tujuan bisnis eksplisit adalah nomor satu alas an dikutip untuk berfantasi dalam proyek IT.

Metode pemilihan proyek
Biasanya tidak cukup waktu atau sumber daya untuk menerapkan semua proyek. Metode untuk proyek-proyek memilih meliputi :

• Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas
• Kategorikan proyek tegnologi informasi
• Tunjukkan net present value atau analisis keuangan lainnya
• Menggunakan metode skor tertimbang
• Menerapkan balanced sorecard

Kategori proyek IT
Suatu kategorisasi menilai apakah proyek tersebut memberikan respon terhadap suatu masalah, kesempatan.
Kategorisasi lain adalah berdasarkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek atau tanggal dengan yang harus dilakukan.

PROJECT RISK MANAGEMENT

Project Risk Management

        Manajemen resiko berkaitan dengan mengidentifikasi resiko dan menyusun rencana untuk meminimalkan efeknya pada sebuah proyek. Resiko adalah probabilitas bahwa keadaan buruk akan terjadi .

         Dalam rangka untuk mengelola risiko kita harus memahami apa resiko.Dalam pandangan definisi terbaik adalah yang diberikan oleh Larry Krantz, Kepala Eksekutif Euro Login Ltd di Inggris. Larry mengatakan bahwa risiko adalah kombinasi dari kendala dan ketidakpastian. Kita semua menghadapi kendala dalam proyek yang dijalankan dan juga ketidakpastian. Jadi kita bisa meminimalkan risiko dalam proyek baik dengan menghilangkan kendala atau dengan mencari dan mengurangi ketidakpastian.

Efektif Manajemen Risiko

     Ada dua tahap dalam proses Manajemen Risiko Proyek, Penilaian Risiko dan Pengendalian Risiko. Penilaian Risiko dapat terjadi setiap saat selama proyek, meskipun lebih cepat lebih baik. Namun, Risk Control tidak bisa efektif tanpa Risk Assessment sebelumnya. Demikian pula, kebanyakan orang cenderung berpikir bahwa memiliki melakukan Penilaian Risiko, mereka telah melakukan semua yang diperlukan. Terlalu banyak proyek menghabiskan banyak upaya pada Penilaian Risiko dan kemudian mengabaikan Risiko kontrol sepenuhnya. 

Risk Assessment memiliki tiga unsur:

• Mengidentifikasi Ketidakpastian
• Jelajahi rencana seluruh proyek dan mencari area ketidakpastian.
• Analisa Resiko

Tentukan berapa wilayah yang ketidakpastian dapat mempengaruhi kinerja proyek, baik dalam durasi, biaya, atau memenuhi persyaratan pengguna.

Memprioritaskan Risiko

      Menetapkan Risiko mana yang harus dihilangkan sepenuhnya, karena dampak potensial yang ekstrim, yang seharusnya perhatian manajemen secara teratur, dan yang cukup keciluntuk menghindari perhatian manajemen rinci.

Dengan cara yang sama, Pengendalian Risiko memiliki tiga unsur, sebagai berikut:

Mengurangi Risiko.
Ambil tindakan apa pun yang mungkin di muka untuk mengurangi efek Risiko. Lebih baik untuk menghabiskan uang pada mitigasi daripada untuk memasukkan dalam rencana kontingensi.

Rencana Darurat.
Untuk semua orang Resiko yang dianggap signifikan, memiliki rencana darurat di tempat sebelum hal itu terjadi.

Mengukur dan Kontrol.
Melacak efek dari risiko diidentifikasi dan mengatur mereka dengan sukses.

Mengidentifikasi Ketidakpastian (dan Kendala)
Jelajahi rencana seluruh proyek dan mencari area ketidakpastian atau kendala. Kita perlu merangkak di atas rencana untuk mencari hal-hal yang bisa membuat proyek terlambat.

Beberapa contoh bidang ketidakpastian yang

• Kegagalan untuk memahami siapa proyek ini adalah untuk
• Kegagalan untuk menunjuk pengguna eksekutif yang bertanggung jawab untuk mensponsori proyek
• Kegagalan untuk menunjuk seorang manajer proyek yang memenuhi syarat dan didukung
• Kegagalan untuk mendefinisikan tujuan proyek
• Kegagalan untuk mengamankan komitmen dari orang-orang yang diperlukan untuk membantu dengan proyek
• Kegagalan untuk memperkirakan biaya secara akurat
• Kegagalan untuk menentukan sangat tepat kebutuhan pengguna akhir '
• Kegagalan untuk menyediakan lingkungan kerja yang baik untuk proyek
• Kegagalan untuk mengikat semua orang yang terlibat dalam proyek dengan kontrak atau Dokumen Kesepahaman