Project Scope Management

Project Scope Management

Scope mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat didalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya.


Delivarable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras, dokumen perencanaan, atau rapat.


Project Scope Management mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang tidak termasuk kedalam proyek.


Proses Projeck Scope Management

• Scope planning : menentukan bagai mana ruang lingkup akan ditentukan, diperifikasi, dan dikendalikan.
• Scope definition: menelaah project charter dan pernyataan ruang lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan yang dikembangkan dan perubahan permintaan tersebut disetujui.
• Membuat WBS:mengelompokkan penyampaian proyek besar menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani.
• Scope verivikasi : penerimaan mempormalkan ruang lingkup proyek.
• Scope Control : Pengendalian perubahan ruang lingkup proyek.

Inisialisasi Proyek : Rencana strategis dan pemilihan proyek
Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka panjang, memprediksi tren masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan baru.

• Organisasi sering melakukan analisis SWOT.
• Identifikasi proyek potensial.
• Gunakan metode realistis untuk memilih proyek yang sedang dikerjakan.
• Merumuskan inialisasi proyek dengan mengeluarkan project charter.

Mengapa perusahaan investasi pada IT

• Hal ini sering sulit untuk memberikan justifikasi yang kuat untuk berbagai proyek IT. Tetapi semua orang setuju mereka memiliki nilai tinggi
• Lebih baik menghitung mas karat dari pada menghitung sen dengan tepat.
• Kriteria yang penting untuk proyek yaitu : ada kebutuhan untuk proyek tersebut seperti dana yang tersedia cukup dan dana yang kuat akan membuat proyek tersebut berhasil.

Identifikasi proyek potensial

• Banyak organisasi mengikuti proses perencanaan untuk memilih proyek IT.
• Sangat penting untuk menyelaraskan proyek IT dengan strategi bisnis.
• Penelitian menunjukan bahwa mendukung tujuan bisnis eksplisit adalah nomor satu alas an dikutip untuk berfantasi dalam proyek IT.

Metode pemilihan proyek
Biasanya tidak cukup waktu atau sumber daya untuk menerapkan semua proyek. Metode untuk proyek-proyek memilih meliputi :

• Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas
• Kategorikan proyek tegnologi informasi
• Tunjukkan net present value atau analisis keuangan lainnya
• Menggunakan metode skor tertimbang
• Menerapkan balanced sorecard

Kategori proyek IT
Suatu kategorisasi menilai apakah proyek tersebut memberikan respon terhadap suatu masalah, kesempatan.
Kategorisasi lain adalah berdasarkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek atau tanggal dengan yang harus dilakukan.

PROJECT RISK MANAGEMENT

Project Risk Management

        Manajemen resiko berkaitan dengan mengidentifikasi resiko dan menyusun rencana untuk meminimalkan efeknya pada sebuah proyek. Resiko adalah probabilitas bahwa keadaan buruk akan terjadi .

         Dalam rangka untuk mengelola risiko kita harus memahami apa resiko.Dalam pandangan definisi terbaik adalah yang diberikan oleh Larry Krantz, Kepala Eksekutif Euro Login Ltd di Inggris. Larry mengatakan bahwa risiko adalah kombinasi dari kendala dan ketidakpastian. Kita semua menghadapi kendala dalam proyek yang dijalankan dan juga ketidakpastian. Jadi kita bisa meminimalkan risiko dalam proyek baik dengan menghilangkan kendala atau dengan mencari dan mengurangi ketidakpastian.

Efektif Manajemen Risiko

     Ada dua tahap dalam proses Manajemen Risiko Proyek, Penilaian Risiko dan Pengendalian Risiko. Penilaian Risiko dapat terjadi setiap saat selama proyek, meskipun lebih cepat lebih baik. Namun, Risk Control tidak bisa efektif tanpa Risk Assessment sebelumnya. Demikian pula, kebanyakan orang cenderung berpikir bahwa memiliki melakukan Penilaian Risiko, mereka telah melakukan semua yang diperlukan. Terlalu banyak proyek menghabiskan banyak upaya pada Penilaian Risiko dan kemudian mengabaikan Risiko kontrol sepenuhnya. 

Risk Assessment memiliki tiga unsur:

• Mengidentifikasi Ketidakpastian
• Jelajahi rencana seluruh proyek dan mencari area ketidakpastian.
• Analisa Resiko

Tentukan berapa wilayah yang ketidakpastian dapat mempengaruhi kinerja proyek, baik dalam durasi, biaya, atau memenuhi persyaratan pengguna.

Memprioritaskan Risiko

      Menetapkan Risiko mana yang harus dihilangkan sepenuhnya, karena dampak potensial yang ekstrim, yang seharusnya perhatian manajemen secara teratur, dan yang cukup keciluntuk menghindari perhatian manajemen rinci.

Dengan cara yang sama, Pengendalian Risiko memiliki tiga unsur, sebagai berikut:

Mengurangi Risiko.
Ambil tindakan apa pun yang mungkin di muka untuk mengurangi efek Risiko. Lebih baik untuk menghabiskan uang pada mitigasi daripada untuk memasukkan dalam rencana kontingensi.

Rencana Darurat.
Untuk semua orang Resiko yang dianggap signifikan, memiliki rencana darurat di tempat sebelum hal itu terjadi.

Mengukur dan Kontrol.
Melacak efek dari risiko diidentifikasi dan mengatur mereka dengan sukses.

Mengidentifikasi Ketidakpastian (dan Kendala)
Jelajahi rencana seluruh proyek dan mencari area ketidakpastian atau kendala. Kita perlu merangkak di atas rencana untuk mencari hal-hal yang bisa membuat proyek terlambat.

Beberapa contoh bidang ketidakpastian yang

• Kegagalan untuk memahami siapa proyek ini adalah untuk
• Kegagalan untuk menunjuk pengguna eksekutif yang bertanggung jawab untuk mensponsori proyek
• Kegagalan untuk menunjuk seorang manajer proyek yang memenuhi syarat dan didukung
• Kegagalan untuk mendefinisikan tujuan proyek
• Kegagalan untuk mengamankan komitmen dari orang-orang yang diperlukan untuk membantu dengan proyek
• Kegagalan untuk memperkirakan biaya secara akurat
• Kegagalan untuk menentukan sangat tepat kebutuhan pengguna akhir '
• Kegagalan untuk menyediakan lingkungan kerja yang baik untuk proyek
• Kegagalan untuk mengikat semua orang yang terlibat dalam proyek dengan kontrak atau Dokumen Kesepahaman

Project Producement Management

Project Producement Management

     Manajemen Proyek Pengadaan merupakan bagian dari proses manajemen proyek di mana produk atau jasa yang diperoleh atau dibeli dari luar basis karyawan yang ada (yang akan bekerja pada proyek) dalam rangka untuk menyelesaikan tugas atau proyek. Pada dasarnya ada dua jenis pengadaan, di mana perusahaan bertanggung jawab untuk produk atau jasa tertentu di bawah hukum kontrak , PPM ini termasuk tanggung jawab manajemen kontrak bahwa masalah tugas-tugas tertentu ke berbagai anggota tim . Kedua proses manajemen proyek yang penting untuk keberhasilan perusahaan.

    Manajemen Proyek Pengadaan juga dapat mencakup tanggung jawab kontrak di mana pembeli yang disewa untuk proyek tertentu adalah melakukan tugas tertentu penjual , kontrak ini ditempatkan antara yang satu menyediakan layanan dan tim khusus yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek ini. 

      PPM mencakup berbagai tugas termasuk proses perencanaan di mana seseorang memutuskan apa yang harus memperoleh atau membeli dan bagaimana mereka akan melakukannya. Selanjutnya, mereka berencana kontrak yang memberikan hukum dokumen pertukaran. Setelah dokumen hukum yang disusun, penjual bisa merespon dengan berbagai pertanyaan seperti tawaran atau proposal. Setelah jawaban ini feeded kembali kepada mereka, mereka akan meninjau berbagai penawaran dan memilih siapa yang akan diberikan proyek. Proses yang paling penting dari Manajemen Proyek Pengadaan meliputi hubungan manajemen proyek antara kedua pembeli dan penjual melalui kontrak. Penutupan kontraktor set proyek dalam gerakan.

Enam (6) proses utama dari project procurement management:

• Planning purchases and acquisition
• Planning contracting
• Requesting seller responses
• Selecting sellers
• Administering the contract
• Closing the contract

Tiga siklus dalam pengadaan proyek :

• Input (dokumen, rencana, desain, dll)
• Alat dan Teknik (mekanisme diterapkan untuk input)
• Keluaran (dokumen, produk, dll)

Empat kelompok proses adalah:

• Memulai
• Perencanaan
• Pendanaan
• Persiapan
• Pelaksana
• Perangkaian
• Penyempurnaan
• Pemantauan dan Pengendalian
• Koordinasi
• Komunikasi
• Penutupan
• Evaluasi

Project Communication Management

Project Communication Management

KOMUNIKASI

  Adalah suatu system dari suatu penyampaian informasi yang disampaikan dari satu pihak(individu/kelompok).dimana terdapat pemberi dan penerima,serta keduanya menjadi saling terkait dengan informasi tang diberikan atau pun diterima,yang juga mengunakan etika dalam penyampaian atau penerimaannya,sehingga informasi tersebut dapat disampaikan dan diterima dengan baik.

HUBUNGAN KOMUNIKASI DENGAN MANAGEMENT PROYEK

     Dalam suatu kehidupan,komunikasi adalah suatu hal yang sangat penting.ini adalah hal yang mendasari suatu hubungan,segala yang manusia kerjakan membutuhkan suatu komunikasi,dan komunikasi bias dilakukan tidak hanya dengan manusia,akan tetapi pada benda lainnya yang berhubungan dengan apa yang ingin ia kerjakan.salah satu cuntohnya manusia yang ingin membuat suatu dokumen perjalanan liburannya yang diketik melalui computer dan ingin dijadikan suatu buku,dapat dipastikan terjadi banyak komunikasi didalamnya,dalam pengoprasian computer memerlukan komunikasi dengan melakukan perintah perintah terhadap computer tersebut.

      Begitu pula dalam Management Proyek komunikasi sangatlah dibutuhkan karna suatu proyek banyak hal yang harus dipenuhi,dan cara yang harus dilakukan dengan suatu komunikasi ,salah satu contohnya 

• Peracangan
• Pendanaan
• Pembuatan
• Penyelesaian

        Hal tersebut harus dilakukan dengan suatu komunikasi dengan pihak yang terkait didalamnya,sehingga suatu management proyek pun dapat berjalan dengan baik.


        Ada pula yang menyebutkan Komunikasi dalam manajemen proyek memiliki peran yang tak terelakkan dan tak tergantikan penting. Pada tahun 1995, studi Standish Group menemukan bahwa keberhasilan proyek TI terkait dengan tiga faktor utama: partisipasi pengguna, dukungan manajemen, persyaratan yang jelas. Semua faktor ini tergantung pada memiliki keterampilan komunikasi yang baik.


       Awal proyek, manajer proyek di samping persiapan rencana komunikasi yang baik, tetapi juga untuk memahami bagaimana mengelola tim, dan bagaimana untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, berdiri pada peran para pemangku kepentingan, sehingga mencapai sukses target proyek.


       Penting nya berkomunikasi yang baik

• Ancaman terbesar bagi beberapa proyek adalah kegagalan dalam berkomunikasi.
• Budaya kita tidak menggambarkan professional IT sebagai komunikator yang baik.
• Penelitian menunjukkan bahwa Professional IT harus bisa berkomunikasi secara efektif pada posisi mereka.
• Kemampuan ferbal yang kuat merupakan kunci dalam pengembangan karir bagi professional IT.

Gambaran dampak jumlah orang-orang disaluran komunikasi

Penggunaan software dalam mendukung Project Communication

• Ada banyak perangkat lunak untuk membantu dalam proyek komunikasi.
• What when right ? contoh menggambarkan beberapa berbasis web baru dan alat komunikasi nirkabel.
• Microsoft Project 2000 mencakup beberapa fitur untuk meningkatkan komunikasi

Project Human Resource Management

Membuat penggunaan paling efektif dari orang yang terlibat dalam proyek,

Proses itu meliputi :

• Perencanaan sumber daya manusia : mengidentifikasi dan mendokumentasikan peran Proyek ,tanggung jawab, dan pelaporan hubungan .
• Mendapatkan tim proyek : mendapatkan personil yang dibutuhkan dan ditugaskan dan bekerja pada proyek.
• Mengembangkan tim proyek membangun individu dan keterampilan kelompok untuk meningkatkan kinerja proyek.
• Mengelola tim proyek: pelacakan kinerja anggota tim,memotivasi anggota tim, memberikan umpan balik tepat waktu,memecahkan masalah dan konflik, dan membantu mengkoordinasikan perubahan untuk membantu kinerja royek.

Pentingnya Human Resource Management

• Anggota atau orang yang menentukan keberhasilan dan kegagalan organisasi dan proyek .

Kunci dalam mengelola orang atau anggota 

• Psikologi dan teori manajemen telah mencurahkan banyak penelitian dan berfikir dalam bidang mengelola orang ditempat kerja.
• Bidang terkait yang terpenting dalam manajemen proyek meliputi : Teori Motivasi,Pengaruh dan kekuasaan, dan Efektifitas .

Cara mempengaruhi yang dapat membantu dan memperburuk proyek 

• Proyek lebih mungkin untuk berhasil ketika manager proyek mempengaruhi orang menggunakan keahlian dan tantangan pekerjaan .
• Proyek lebih mungkin untuk gagal ketika manajer proyek terlalu bergantung pada kewenangan ,uang, dan hukuman.

Meningkatkan efektivitas dari 7 kebiasaan Covey

• Jadilah Proaktif
• Mulailah dengan akhir dalam pikiran
• Letakkan pertama hal pertama
• Berpikir menang/menang
• Carilah terlebih dahulu untuk memahami kemudian harus dipahami
• Bersinergi
• Mempertajam penglihatan 

Memperbaiki hubungan antara Users dan Developers

• Manajer proyek yang baik adalah pendengar empatik
• Sebelum anda dapat berkomunikasi dengan orang lain ,anda harus memiliki hubungan baik dengan mereka.
• Mirroring adalah pencocokan perilaku tertentu dari orang lain dan merupakan teknik yang di gunakan untuk membantu menjalin hubungan 
• IT profesional perlu mengembangkan empati dan mendengarkan orang lain

Organisasi perencanaan 

• Melibatkan identifikasi dan dokumentasi peran proyek ,tanggung jawab, dan pelaporan hubungan
• Output meliputi : Bagan organisasi proyek, Rencana manajemen staff, Matriks tugas tanggung jawab, Resource Histogram .

Gambar contoh diagram organisasi untuk Proyek IT besar ,

Gambar Work Definition and Assigment Process

Mengapa orang meninggalkan pekerjaan mereka ?

• Mereka merasa ,mereka tidak membuat perbedaan.
• Mereka tidak mendapatkan pengakuan yang tepat.
• Mereka tidak belajar sesuatu yang baru atau bertumbuh sebagai pribadi.
• Mereka tidak menyukai rekan kerja mereka .
• Mereka ingin mendapatkan banyak uang.

Mengelola tim proyek 

• Para manajer proyek harus memimpin tim mereka dalam melaksanakan berbagai kegiatan proyek.
• Setelah menilai kinerja tim dan informasi terkait,manajemen proyek harus memutuskan :
• Jika perubahan harus diminta untuk proyek
• Jika tindakan perbaikan atau pencegahan seyogyanya harus direkomendasikan.
• Jika pembaruan yang diperlukan untuk rencana manajemen proyek atau aset proses organisosial 

Nasihat umum pada Tim

• Bersabar dan baik dengan tim anda.
• Memperbaiki masalah bukan menyalahkan orang lain.
• Menetapkan teratur ,efektif rapat.
• Luangkan waktu pada tim untuk pergi melalui tahap tim bagian dasar.
• Membatasi tim bekerja untuk 3-7 orang.
• Rencana beberapa kegiatan sosial untuk membantu anggota tim proyek dan stakeholder lain nya bisa saling mengenal.
• Kenal identitas tim.
• Nurture anggota tim dan mendorong anggota mereka untuk saling membantu .
• Mengambil tindakan tambahan untuk bekerja dengan anggota tim.

Menggunakan Software untuk membantu sumber daya manusia.

• Software dapat membantu  menghasilkan RAMS dan histogram sumberdaya.
• Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk manajemen sumber daya manusia, Anda dapat :
• Menetapkan sumber daya 
• Identifikasi potensi sumber daya 
• Tingkat sumber daya