Inquiry
letter adalah sebuah jenis surat
permintaan atau permohonan informasi tentang suatu produk, jasa, lowongan
pekerjaan atau informasi bisnis lainnya.
Pada umumnya fungsi umum dari surat ini adalah untuk merespon suatu
periklanan dari sumber-sumber informasi seperti surat kabar, majalah atau media
elektronik tentang suatu produk/jasa saat kita tertarik dengan informasih yang
diperoleh tersebut.
Biasanya surat ini merupakan sebuah langkah awal dalam membangun sebuah bisnis atau kerjasama dari dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan pembeli produk/jasa tersebut.
Dalam surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia jasa/produk yang merupakan pertanyaan dari pembeli agar dapat membantu pembeli itu sendiri untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut. Hal-hal itu mencakup :
a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
c. Harga satuannya.
d. Potongan harga;
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual;
f. Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli, dan
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain.
- Contoh Inquiry letter :
- Contoh Balasan dari Inquiry letter :
Dari
contoh surat diatas,maka dapat dilihat bahwa bagian-bagian inquiry letter
adalah :
- Kepala surat (header)
Tercantum Alamat, jika sebuah instansi/perusahaan, pada
bagian kepala surat bisa juga menggunakan kop surat dari perusahaan/instansi
tempat Anda bekerja dan cukup menuliskan alamat perusahaan yang dituju.
- Tanggal surat (date) ; Contoh pada surat di atas : 25 june 2009
- Pembuka (openning)
Pembuka selalu diawali dengan salam. Dalam opening
tergantung surat formal/ non formal.
Contoh untuk non formal : Dear Rara
Contoh untuk formal : To Whom It May
Concern
- Referensi (reference)
Paragraf pertama selalu diawali
dengan referensi yang Anda temui tentang perusahaan yang dituju. Referensi
tersebut bisa berupa iklan di media cetak dan elektronik atau informasi bisnis
lain yang Anda dapatkan dari kolega bisnis yang bekerja di perusahaan tersebut.
Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
With reference to your advertisement
(ad) in ... Atau
Regarding your advertisement (ad) in ...
- Permohonan informasi
Setelah menuliskan referensi, Anda
dapat melanjutkan dengan menuliskan permohonan informasi yang ingin Anda
dapatkan. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
Would you please send me ...
Atau Could you please send me ...
Jika ada informasi lain yang ingin
Anda ketahui, Anda dapat menuliskannya dengan ekspresi berikut ini:
I would also like to know ... Atau Could
you tell me whether ...
- Penutup dan tanda tangan (signature)
Ekspresi yang umum digunakan pada
bagian penutup adalah:
Sincerely Atau ekspresi
formal yang juga lazim digunakan adalah: Yours faithfully
Setelah menuliskan penutup,
cantumkan nama serta jabatan (jika Anda merupakan seorang staf pada suatu perusahaan).
Referensi :
http://pebi.comze.com/tulisan/20121011-d3629.htm
http://faiz06.blogspot.com/2011/12/inquiry-letter-of-english-business.html
2. ORDER LETTER
Order
letter/Placing order is a
document or letter that confirms the details of a purchase of goods or services
from one party to another. Example when we will buy some product in a
company, we must send order letter for request that product and when the
recipient in that company receives this letter, they will process the order and
send the product.
An Order
Letter is the one that is written by the person/company placing the request of
purchase from another company. This letter comes into action only when a
detailed study of the desired product has been done in the market and based on
promised service, quality and price of the product, a decision for a purchase
has been made.
An Order Letter should be drafted very
carefully as it needs to pen down all the terms and conditions of the purchase
for the benefit of both involved parties.
Things
to be aware when writing a order letter :
§ An Order Letter
should be addressed to the person responsible for executing the order
§ include all the
terms and conditions agreed upon by both involved parties
§ Since it is purely an
official letter it should be typed out
§ There is no need to
use too many adjectives in the letter since it is purely for an order being
placed
§ The letter should
have all rtelevant details related to the order, for example, quantity, price
and other terms and conditions
2 ways
to make order letter..
1. Order Letter
with Official order form.
example :
to make us able to contact the company because the official form is already in
there and we just to stayed fill it.
2. Order Letter
without official order form.
Sometimes the
company doesn’t have any official form. So we can make order letter to make
request. but t make it we must follow the rules and according.
What part of that must be exist in the letter?
1.) Number
2.) Decription
3.) Quantity
4.) Type of product
5.) Price list
6.) Count of product
7.) Date of shipment
8.) Terms of payment
Example :
October 10, 2012
Mrs. Rive Ramos
MGmR Marketing
Abbubu, Batang
MGmR Marketing
Abbubu, Batang
Dear Mrs. Rive:
Enclosed is a money order for two hundred
dollar ($200) in return for which please send me by parcel post:
1 piece bathing suit, navy blue and white,
size 33, No. H61 – $60.00
1 pair of white canvas tennis shoes, crepe soles, size 4, C width – $40.00
1 Tilden tennis rocket, green and white trim, green strings, wt. 13 oz., handle 4 inches – $45.00
1 grey sweater, V-neck, size 28, No. B25 – $55.00
1 pair of white canvas tennis shoes, crepe soles, size 4, C width – $40.00
1 Tilden tennis rocket, green and white trim, green strings, wt. 13 oz., handle 4 inches – $45.00
1 grey sweater, V-neck, size 28, No. B25 – $55.00
Please send these articles within five days.
Very truly yours,
Mr. Jhon Thor
sumber : http://lukmancaresa.blogspot.com/
