Incuiry Letter and Order Letter

1. INQUIRY LETTER

Inquiry letter adalah sebuah jenis surat permintaan atau permohonan informasi tentang suatu produk, jasa, lowongan pekerjaan atau informasi bisnis lainnya.

            Pada umumnya fungsi umum dari surat ini adalah untuk merespon  suatu periklanan dari sumber-sumber informasi seperti surat kabar, majalah atau media elektronik tentang suatu produk/jasa saat kita tertarik dengan informasih yang diperoleh tersebut.

            


              Biasanya surat ini merupakan sebuah langkah awal dalam membangun sebuah bisnis atau kerjasama dari dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan pembeli produk/jasa tersebut.

Dalam surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia jasa/produk yang merupakan pertanyaan dari pembeli agar dapat membantu pembeli itu sendiri untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut. Hal-hal itu mencakup :


a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
c. Harga satuannya.
d. Potongan harga;
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual;
f. Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli, dan
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain.

• Contoh  Inquiry letter  :

• Contoh Balasan dari Inquiry letter  :

       Dari contoh surat diatas,maka dapat dilihat bahwa bagian-bagian inquiry letter adalah :

1. Kepala surat (header)

Tercantum Alamat, jika sebuah instansi/perusahaan, pada bagian kepala surat bisa juga menggunakan kop surat dari perusahaan/instansi tempat Anda bekerja dan cukup menuliskan alamat perusahaan yang dituju. 

2. Tanggal surat (date) ; Contoh pada surat di atas : 25 june 2009

3. Pembuka (openning)

Pembuka selalu diawali dengan salam.  Dalam opening tergantung surat formal/ non formal.

Contoh untuk non formal : Dear Rara

Contoh untuk formal : To Whom It May Concern 

4. Referensi (reference)

Paragraf pertama selalu diawali dengan referensi yang Anda temui tentang perusahaan yang dituju. Referensi tersebut bisa berupa iklan di media cetak dan elektronik atau informasi bisnis lain yang Anda dapatkan dari kolega bisnis yang bekerja di perusahaan tersebut. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut: 

With reference to your advertisement (ad) in ... Atau 

Regarding your advertisement (ad) in ... 

5. Permohonan informasi

Setelah menuliskan referensi, Anda dapat melanjutkan dengan menuliskan permohonan informasi yang ingin Anda dapatkan. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut: 

Would you please send me ...   Atau   Could you please send me ... 

Jika ada informasi lain yang ingin Anda ketahui, Anda dapat menuliskannya dengan ekspresi berikut ini: 

I would also like to know ... Atau  Could you tell me whether ... 

6. Penutup dan tanda tangan (signature)

Ekspresi yang umum digunakan pada bagian penutup adalah: 

Sincerely  Atau ekspresi formal yang juga lazim digunakan adalah:  Yours faithfully 

Setelah menuliskan penutup, cantumkan nama serta jabatan (jika Anda merupakan seorang staf pada suatu perusahaan).

Referensi :

http://pebi.comze.com/tulisan/20121011-d3629.htm

http://faiz06.blogspot.com/2011/12/inquiry-letter-of-english-business.html

2. ORDER LETTER 

Order letter/Placing order is a document or letter that confirms the details of a purchase of goods or services from one party to another. Example when we will buy some product in a company, we must send order letter for request that product and when the recipient in that company receives this letter, they will process the order and send the product.

         An Order Letter is the one that is written by the person/company placing the request of purchase from another company. This letter comes into action only when a detailed study of the desired product has been done in the market and based on promised service, quality and price of the product, a decision for a purchase has been made.

 An Order Letter should be drafted very carefully as it needs to pen down all the terms and conditions of the purchase for the benefit of both involved parties.

Things to be aware when writing a order letter :

§       An Order Letter should be addressed to the person responsible for executing the order

§   include all the terms and conditions agreed upon by both involved parties

§  Since it is purely an official letter it should be typed out

§  There is no need to use too many adjectives in the letter since it is purely for an order being placed

§  The letter should have all rtelevant details related to the order, for example, quantity, price and other terms and conditions

2 ways to make order letter..

1. Order Letter with Official order form.

example : 

        to make us able to contact the company because the official form is already in there and we just to stayed fill it.

2. Order Letter without official order form.

      Sometimes the company doesn’t have any official form. So we can make order letter to make request.  but t make it we must follow the rules and according.

          What part of that must be exist in the letter?

1.)  Number

2.) Decription

3.) Quantity

4.) Type of product

5.) Price list

6.) Count of product

7.) Date of shipment

8.) Terms of payment

Example :

October 10, 2012

Mrs. Rive Ramos
MGmR Marketing
Abbubu, Batang

Dear Mrs. Rive:

Enclosed is a money order for two hundred dollar ($200) in return for which please send me by parcel post:

1 piece bathing suit, navy blue and white, size 33, No. H61 – $60.00
1 pair of white canvas tennis shoes, crepe soles, size 4, C width – $40.00
1 Tilden tennis rocket, green and white trim, green strings, wt. 13 oz., handle 4 inches – $45.00
1 grey sweater, V-neck, size 28, No. B25 – $55.00

Please send these articles within five days.

Very truly yours,

Mr. Jhon Thor

sumber : http://lukmancaresa.blogspot.com/